Een (muziek)festival, loopwedstrijd, rommelmarkt, buurt- of straatfeest, jaarmarkt, kermis… kortom, alle gebeurtenissen die plaatsvinden op openbaar domein of privéterrein én publiek toegankelijk zijn dienen verplicht aangemeld te worden via het EVENEMENTENLOKET.
Deze gebruiksvriendelijke online tool:
- biedt een handige checklist
- maakt de opvolging door de administratieve diensten een stuk efficiënter.
- is dynamisch. Als organisator zie je enkel de vragen die relevant zijn voor jouw activiteit en kan je het digitaal dossier op elk tijdstip verder aanvullen.
- maakt, bij grotere evenementen en door bijkomende vragen, meteen ook het veiligheidsdossier op. Als organisator kan je, bij verdere vragen of opmerkingen, gebruikmaken van de handige berichtenfunctie.
Als organisator heb je er alle baat bij je evenement zo snel mogelijk aan te melden. Het lokaal bestuur controleert of er tegelijkertijd andere activiteiten of wegenwerken in de buurt zijn, kan de nodige vergunningen geven zoals geluidsafwijking, mobiliteitshinder, inname openbaar domein, plaatsen container of parkeerverbod...
START JE AANVRAAG HIER!
Doe je aanvraag tijdig
Je hebt er alle baat bij je evenement zo snel mogelijk aan te melden. Het lokaal bestuur weet of er tegelijkertijd andere activiteiten of wegenwerken in de buurt zijn. Zo wordt geluids- of verkeershinder vermeden en kunnen de nodige veiligheidsmaatregelen (inname openbaar domein, parkeerverbod…) genomen worden.
Procedure
De evenementencoördinator behandelt je aanvraag, verzamelt de nodige adviezen, legt de aanvraag voor aan het college van burgemeester en schepenen en brengt jou als organisator én de betrokken diensten op de hoogte over de beslissing. Via e-mail word je op de hoogte gehouden over de verdere afhandeling van je aanvraag.
Kostprijs
De melding of aanvraag is gratis. Er kunnen wel kosten aangerekend worden voor specifieke vergunningen (bvb. innames openbaar domein, gebruik nutsvoorzieningen…).
Gebruik gemeentelijk materiaal
Wens je gebruik te maken van gemeentelijk materiaal zoals nadars, mobiele fietsenstalling, stoelen en tafels? Doe eerst je aanvraag voor een evenement via het evenementenloket!
In het evenementenloket zit een formulier voor de aanvraag van gemeentelijk materiaal.
Handleiding
Handleiding gebruik evenementenloket.
Hulp nodig?
Maak een afspraak voor je aanvraag
Duurzaam organiseren
OVAM-wetgeving gebruik cateringmaterialen: Vanaf 15/06/2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoor een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% ervan wordt ingezameld voor recyclage. Lees er alles over op de pagina 'duurzaam organiseren'.
Inzetten van professionele bewakingsagenten en vrijwilligers voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten
Het is mogelijk om een combinatie van vrijwillige en professionele bewakingsagenten in te zetten voor een fuif, event... Sommige taken mogen en kunnen niet worden uitgevoerd door vrijwillige bewakingsagenten bv. bodyguarding, VIP-bescherming …
Vrijwillige bewakingsagenten mogen alleen goederen bewaken en de persoonscontrole doen op evenementen. Vrijwillige bewakingsagenten hebben als voordeel dat ze makkelijk aanspreekbaar zijn en de meeste bezoekers kennen. Doordat professionele bewakingsagenten de bezoekers niet kennen, is het net makkelijker om in te grijpen en kordaat op te treden.
Lees meer op deze pagina.
Ondersteuningsreglement
Het lokaal bestuur van Ternat zet in op een bruisend vrijetijdsleven. Benieuwd op welke manier we jouw initiatief of vereniging mee kunnen ondersteunen? Lees meer op ternat.be/ondersteuningsreglement.
Communicatie van je evenement
- Zorg dat het event in de UIT-databank staat. Lees meer hierover op ternat.be/uit-databank.
- Deel het via Facebook (en andere sociale media).
Het lokaal bestuur deelt geen social mediaberichten van handelaars, verenigingen, privé-initiatieven... Er bestaan heel wat actieve facebookgroepen in Ternat waar je reclame kan maken voor je activiteiten. - Verspreid een persbericht.
Via communicatie@ternat.be kan je een hele lijst van perscontacten verkrijgen. - Doe een aanvraag voor publicatie op de gemeentelijke LED-borden via communicatie@ternat.be. Lees de voorwaarden en het reglement na op ternat.be/gebruik-gemeentelijke-led-borden.
- Zorg ervoor dat je in de verenigingsgids staat. Dit doe je via ternat.be/verenigingen/registreren.
- Wens je het logo van Ternat te gebruiken op je affiche, brochure...? Vraag dan eerst toestemming tot gebruik via communicatie@ternat.be. Lees hier meer over de voorwaarden.
- Je kan affiches ophangen op de aanplakzuilen in de gemeente. Lees meer op ternat.be/waarbevindenzichdeaanplakzuileninternat
- Maak gebruik van de borden op frames. Lees meer op ternat.be/borden-op-frames
- Je kan affiches en flyers laten ophangen en verdelen in de gemeentelijke gebouwen. Je bezorgt je affiche/flyers, tijdens de openingsuren, aan:
Regelgeving
- Zonaal reglement houdende maatregelen ter preventie van brand en ontploffing in publiek toegankelijke inrichtingen (PDF)
- Zonaal reglement houdende maatregelen ter preventie van brand en ontploffing bij evenementen (PDF)
- Aanvraag hulppost Rode Kruis
- Unisono is het uniek platform dat Sabam, PlayRight en SIMIM samen oprichten. Daarmee regel je via één licentie het gebruik van muziek, theaterwerken, audiovisuele werken… snel en eenvoudig, op één centrale plaats en met één betaling.